Тренинг-тайм-менеджмент, или 12 способов быстро увеличить собственную продуктивность

авральный тайм-менеджментМысль об этой статье пришла мне в голову, когда я отвечала на вопрос участницы моего будущего тренинга “Как успевать учиться так, чтобы не страдали другие задачи, которых и без того много?”. Отличная идея для статьи, подумала я.

В самом деле, бывают такие ситуации, когда в привычном ритме работы происходят изменения, к рутинным делам добавляются новые, занимающие много времени и сил. Не обязательно это связано с обучением. Возможно, уехал в отпуск ваш помощник, и все его задачи свалились на ваши плечи. Может быть, заболел ребенок, и ваш рабочий день резко сократился вдвое. Или случился еще какой-то форс-мажор, которого вы никак не могли предусмотреть.

Как найти в своем плотном графике время на новые задачи? Помогут способы экспресс-увеличения продуктивности.

1. Проведите аудит вашего рабочего времени. Распишите подробно, что вы делаете каждый день или каждую неделю. Какие из этих дел для вас являются лишними? Вычеркните их. Хотя бы на время аврала. Отпишитесь от лишних рассылок, которые пропускаете в почте или пролистываете только ради интереса. Сократите список новостных или развлекательных лент, которые читаете ежедневно. Подумайте, действительно ли серфинг в соцсетях нужен вам для работы, так ли для вас важен вечерний просмотр телевизора или перекур с соседями (коллегами) в течение рабочего дня. Сократите все, что вам не смертельно жалко. Когда аврал закончится, сможете вернуть эти дела в свой график. Если захотите:)

2. Оптимизируйте работу с почтой и сообщениями в мессенджерах и соцсетях. Если специфика вашей работы не требует мгновенных ответов на сообщения, возьмите за правило не реагировать на них сразу. Вы можете проверять почту 2-3 раза в день, как и открывать соцсети для проверки входящих сообщений. Вы можете поставить в Skype и ICQ режим «не беспокоить». Выключайте почту и мессенджеры тогда, когда заняты особенно важными, требующими сосредоточения, делами.

3. Постарайтесь распределить ваши задачи во времени так, чтобы вам не приходилось делать несколько дел одновременно (например, отвечать на письма + писать статью + общаться с клиентом по скайпу + жевать бутерброд). Несмотря на кажущуюся полезность многозадачности (хорошо же уметь делать несколько дел одновременно), ученые давно выяснили: если делать каждое дело по отдельности, в сумме времени уйдет меньше. Ради интереса можете попробовать провести такой эксперимент сами.

4. Установите себе режим дня. Здравствуй, Капитан ОчевидностьJ Если у вас маленькие дети – вам проще, потому что режим дня у вас, скорее всего, уже есть. Если детей нет, займитесь собственным режимом. Определите, в какое время ваша личная продуктивность максимальна. Например, я точно знаю, что с утра я могу выполнять только механические задачи, над которыми не надо думать. Если я захочу написать утром статью – я буду делать это очень долго. Тогда как вечером я справлюсь с этим гораздо быстрее, но только до 22х часов. Прислушайтесь к себе и найдите такие продуктивные часы для себя. Планируйте на это время дела, требующие наибольшего “вложения мозгов”. Старайтесь выполнять похожие задачи каждый день в одно и то же время. Так ваш организм знает, когда на какое дело ему надо настроиться.

5. Старайтесь перенести все несрочные дела. У вас может быть запланировано много дел на текущий период. Пересмотрите ваш список. Все, что безболезненно можно отложить – отложите. Главное, не вычеркивайте совсем, а просто впишите эти дела в ваш ежедневник на следующий период планирования.

6. Старайтесь сделать свои коммуникации более краткими. Коротко и емко отвечайте на письма или сообщения. Общайтесь по делу. Старайтесь не пускаться в дискуссии, даже если “в Интернете кто-то неправ”. Проверено на себе: любая рабочая беседа в случае дефицита времени легко сокращается в два раза без потери эффективности. О нерабочей и говорить нечего.

7. Делегируйте. Подумайте, кому и что вы можете поручить на время аврала. Бытовые дела делегируются очень легко. Даже если ваши близкие обычно не лучшие помощники в быту, вы можете объяснить им, что сейчас у вас “военное положение”, и вам нужна помощь. Уверена, вас поймут и поддержат. Также можно делегировать часть рабочих дел. В авральном режиме не рекомендую брать новых помощников на серьезные задачи, это рискованно. Но вы можете передать чуть побольше дел имеющимся помощникам, или подключить к работе семью.

8. Ставьте себе дедлайны. Доказано и в разных источниках написано: когда есть дедлайн, любой человек работает более продуктивно. Я сама убедилась в том, что при наличии жестких сроков для выполнения домашних заданий на тренинге, группа работает в два раза лучше, чем когда я даю послабления. Есть дедлайн – есть стимул работать быстрее – есть дополнительная продуктивность. Постарайтесь быть строгими сами к себе. Если вы скажете себе: “Я даю себе на работу два часа”, это будет более продуктивно, чем если вы дадите себе на работу всю ночь. Потому что сколько себе отмерите – за столько и выполните работу.

9. Не прокрастинируйте. Все мы в большей или меньшей степени склонны к прокрастинации. Особенно если нам надо сделать объемное, неприятное или малознакомое дело. Выглядит это так: “Мне надо написать домашнее задание на тренинге… Интересно, с какой стороны к этому подойти?.. Кстати, у меня же фотографии с праздника не рассортированы и друзьям не отправлены!”. Это происходит потому, что мы не уверены в успехе этого сложного или неприятного дела, заранее боимся, что у нас не получится. И пытаемся “убежать с тонущего корабля”, занявшись другими, более простыми и приятными делами. Отслеживайте в себе стремление к прокрастинации и безжалостно изгоняйте. Хотя бы во время аврала. А там – кто знает – может привыкнете.

10. Старайтесь не спорить и не ссориться с близкими. Для эффективной работы вам нужно много энергии. Ссоры утомляют и повышают уровень стресса. А у вас и так стресс и дефицит энергии, потому что аврал. Если у вас не получается не ввязываться в споры – попросите близких быть снисходительнее к вам в это время. Думаю, они поймут.

11. Работу над важными задачами стройте по принципу 45/15. Человеческий мозг устроен так, что полностью концентрируемся на задаче мы через 15 минут после того, как начали ее выполнять. С теми же текстами – четверть часа раскачиваемся, дальше уже мысль летит. Если через 15 минут прерваться, концентрация нарушится, и придется раскачиваться по новой. А через 45 минут плотной работы мозгу требуется перерыв. Поэтому рекомендуется в течение 45 минут сосредоточенно работать над одной задачей, а затем на 15 минут переключаться на какие-то другие дела. Понятно, что у вас могут быть маленькие дети, которые не дадут долго работать не отвлекаясь. Тогда разделите ваш рабочий процесс на более короткие временные промежутки. Но для самых важных дел все-таки постарайтесь найти заветные 45 минут.

12. Отдыхайте! Даже если у вас ужасно много дел. Организм – это ваш рабочий инструмент, и для напряженной работы он должен быть в полном порядке. Поэтому укладывайте его спать, выводите на прогулку и полезно кормите. Иначе есть риск, что в какой-то момент он откажется вам помогать. И вот это уже будет настоящий форс-мажор.

Вот такие способы быстро повысить свою продуктивность есть у меня. Еще мне очень помогают списки дел. Наверняка, это не все. Поделитесь в комментариях вашими способами сэкономить время и сделать больше.

mariagoubina_st

Мария Губина, автор проекта «Маркетинг с азов», тренер, бизнес-консультант
Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

1 × два =

 
Обсуждение: оставлено 6 коммент.
  1. Мария, спасибо! Как всегда подпишусь под всеми пунктами. Так вот п.8 про дедлайны я воспринимала именно как «результат к сроку». А недавно получился дедлайн в формате «или сделаю в отведенное время или брошу». Удивилась, что за 40 минут написала статью, а ты знаешь, какая я черепаха-писатель.

    Ответить
    1. Мария Губина:

      Мне еще хорошо помогает помнить про то, что у меня есть нарабочие дела. Вроде как — да, спать ложиться только через 3 часа, но через 40 минут я встану и закрою ноут, потому что… Отлично работает.

      Ответить
  2. Наталья:

    Тайм-менеджмент, особенно откорректированный под новоиспеченных мам — штука несомненно полезная для многих. И особенно для тех у кого проблемы с недостатком организованности и избытком лени. Я отношусь к категории тех, кому необходимо планировать не дела, а отдых. И как можно чаще)))) Поэтому мне однажды очень помогла одна мысль интересная. Есть замечательная книга «Мастерская времени», в которой я столкнулась с понятием не линейного времени, а кругового. Как коса на камень нашла. Это перевернуло всю мою жизнь и мировоззрение буквально в течении месяца. Настолько это было непривычно. Я успеваю гораздо больше, но просто не занимаюсь тем, что меня не вдохновляет. Живу по предложенному принципу — не успела сегодня, успеешь завтра. Не успела на этой неделе — успеешь на следующей. Не успела в этом месяце — успеешь в следующем. Не успела в этом году — успеешь в следующем. Только так я смогла найти достаточно времени на отдых. Очень спокойно отношусь к тому, что чего-то там не успела…. в принципе обычно то, что будет еще и еще и еще… бесконечной круговертью..

    Ответить
    1. Мария Губина:

      Наталья, спасибо за ваши комментарии!
      Я сейчас тоже очень нацелена на то, чтобы в своем графике найти достаточно времени на отдых.
      Но есть вещи, которые нельзя успеть завтра или в следующем году. Это обязательства перед другими людьми. Если завтра вебинар — нельзя успеть подготовиться к нему послезавтра, если на этой неделе должна выйти рассылка, нельзя написать для нее статью в через неделю, а если ты кормишь семью — никак нельзя перенести эту функцию на следующий месяц.
      А позаниматься спортом — можно не успеть? Да, можно, сегодня не успеть, завтра не успеть, а когда же успеть? Когда на боках будет 10 лишних кило? :)
      Поэтому я ЗА то, чтобы планировать отдых и прочие сферы жизни так, как будто это работа. Не ставить приоритет: работа важнее, а остальное ерунда. И в этом тайм-менеджмент и списки дел очень помогают.

      Ответить
      1. Наталья:

        Мария, я полностью с Вами согласна)). Надо успевать всё. И планировать с умом. Но все же есть вещи, особенно у молодых мам и закадычных перфекционисток, которые можно отложить. Редкая женщина позволит себе лечь, не перемыв всю посуду, пол, детей, окна. Я за спорт по два часа в день, но теперь могу позволить себе 10-15 минут с чистой совестью. А чтобы талия не пропала, еще экономлю время на том, чтобы пропускать несколько ужинов, а то и обедов в неделю))) Тоже время — на отдых, на детей, на прогулки. И много других мелочей — которые отнимают кучу времени и каждый день. Безупречно чисто, дел по максимуму — не для меня теперь. Планирование — оч коварная вещь. Так порой затягивает, то хочется дела впихнуть еще и еще и еще…а жизнь в это время проходит мимо))

        Ответить
        1. Мария Губина:

          Ну если в смысле отказа от перфекционизма — то я согласна и поддерживаю:)

          Ответить
©2012-2016.   Маркетинг с азов для малого бизнеса и микробизнеса
ИП Губина Мария Сергеевна, ОГРН 312784713800044, Санкт-Петербург

ГЛАВНАЯ БЛОГ БЕСПЛАТНО ОБ АВТОРЕ УСЛУГИ ОТЗЫВЫ ФОРУМ КОНТАКТЫ

Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

       

  •    

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

       

  •    

×
Подписаться на мини-курс "Из чего состоит проект?"

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы будем присылать вам материалы курса по электронной почте.



  •    

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.


×

Введите имя и электронный адрес, и мы пришлем вам запись вебинара о правильной постановке целей и несколько полезных ресурсов

×

Оставьте ваше имя и электронный адрес ниже, и пришлем вам тест-шпаргалку от Валентины Власовой

×

Оставьте в форме имя и электронный адрес и скачайте мою мини-подборку опросников для отзывов

×

Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ментальную карту «Виды и группы контента»

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

×

Заполните форму и скачайте шаблон для систематизации контактов и поиска потенциальных партнеров

×

Заполните форму и скачайте шаблон для оценки важности ваших задач и составления плана делегирования

×

Сложно начать писать — на сайт, в блог, в прессу?
Видите пустую страницу документа Word и сразу теряете мысли? Есть о чём писать, но не знаете, с чего начать? Заполните форму и скачайте вебинар!

×

Заполните форму ниже и получите бесплатный курс «Из чего состоит проект»

×

Оставьте ваши данные в форме и мы пришлём вам чек-лист с инструментами, помогающими в продажах услуг»

×

Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ссылку на вебинар о ранних списках

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

×