Списки дел: «помогаторы» для малого бизнеса

список делЧасто мы составляем бизнес-планы и планы маркетинга, смотрим широко и глобально, но при этом забываем о планировании краткосрочном. В итоге собираемся сделать больше, чем на самом деле можем, наш рабочий день раздувается и заполняет все свободное время, график трещит по швам, мы постоянно делаем-делаем-делаем, но все равно забываем какие-то важные мелочи.

Что делать? Составлять краткосрочные планы на каждую рабочую неделю! Такие планы – это наши с вами хлеб и соль. Весь наш малый бизнес держится на нас лично. Поэтому краткосрочные планы обеспечивают постоянную работу шестеренок в механизме бизнеса, и его постоянное движение в сторону роста. Составляя планы, мы снижаем риск не успеть что-то важное, избавляемся от авралов и дедлайнов, упрощаем сами себе систему делегирования, и – как приятный бонус – снижаем уровень стресса.

Грамотно спланировать вашу рабочую неделю помогут списки дел. О них и поговорим.

Составлению списков уделяется много внимания в литературе по тайм-менеджменту. Я расскажу о тех, которые я выбрала и сделала своими рабочими инструментами и самыми верными помощниками.

Мои списки:

  • Список важных дел на неделю
  • Список на день по принципу «9 дел»
  • Список дел «на всякий случай»

Список дел на неделю

Это то самое важное, что предстоит сделать на грядущей неделе. Можно составить такой список в воскресенье вечером, накануне рабочей недели. Просто запишите в столбик важные задачи, которые должны обязательно быть решены за ближайшие 7 дней.

Я же делаю немного по-другому. Обычно я задолго знаю, какие важные дела ждут меня на каждой неделе. Например, за два месяца до тренинга я знаю, на какой неделе мне надо запустить его анонс, на какой неделе оплатить вебинарную комнату, когда – начать готовиться к вебинарам. Поэтому список моих важных дел на неделю – это инструмент на стыке долгосрочного и краткосрочного планирования. Даже если я пока не готова определить точную дату для выполнения какого-то дела, я записываю его заранее в список важных задач недели.

список дел на неделю

Список дел на день

Списки дел на каждый день тоже составляют по-разному. Если у вас очень гибкий график, и вы можете себе позволить планировать каждый день накануне вечером – этот вариант вполне рабочий. Я раскидываю дела по дням в конце предыдущей рабочей недели, потом каждый вечер заглядываю в свой план и при необходимости что-то корректирую.

Очень полезным для такого ежедневного планирования мне кажется так называемое «правило 9 дел». Смысл его в том, что на каждый день вы себе назначаете одно главное неотложно важное либо продолжительное по времени дело. Это ваш план-минимум. Даже если вдруг вы больше ничего не успеете сделать за день, то этот важный пункт все равно должен быть из вашего плана вычеркнут. После того, как выбрано 1 главное дело дня, вы назначаете себе 3 задачи поменьше, обычно несложных/непродолжительных. Это ваш план оптимум – при нормальном ритме работы вы успеваете сделать 1 главное + 3 следующих по важности дела. Еще 5 дел (можно меньше), которые вы внесете в ваш список, будут делами второстепенной или, скорее, третьестепенной важности. Вы будете иметь перечень задач перед глазами и понимать, что их очень желательно сделать в этот день. Но, скорее всего, ваш график не сильно пострадает, если вдруг какое-то из дел вы перенесете на завтра.

список дел на день

Я выделяю суперважные дела красным, важные – жирным, дела, привязанные к точному времени – курсивом. Для меня удобно и наглядно так, но для вас может быть как-то по-другому.

И еще один прекрасный «помогатор» для занятого человека — список дел для подходящего случая

Это несрочные дела, которые можно сделать тогда, когда будет время. Пусть не сегодня и не завтра, и даже не обязательно на этой неделе, но когда-то ими заняться придется. Обычно такие дела мы не записываем в списки, и они часто откладываются на неопределенный срок просто потому, что мы про них забываем. С другой стороны, когда у нас неожиданно появляется свободное время, мы не знаем, чем его занять. Вот в этом случае нам и пригодится список дел для подходящего случая.

список несрочных дел

Если вдруг по какой-то причине у вас образовалось «окно» в вашем графике (клиент перенес встречу или дизайнер вовремя не прислал макеты, или ребенок не заснул и не дал вам поработать) – вы не потратите это время на бесцельное сидение в соцсетях, а займете его полезным делом из списка.

А вот как выглядит моя рабочая неделя в целом.

планирование времени

Повторюсь: работа в Excel и подобная визуализация удобна лично мне. Вам может быть удобно работать как-то по-другому, записывать ваши планы в другом месте, пользоваться бумажными ежедневниками, использовать iCal или планировщик Google. Не важно, где вы планируете. Важно, чтобы составление планов приносило вам результат, помогало больше успевать и двигало бизнес вперед.

А каким образом составляете ваши планы вы и что используете? Поделитесь в комментариях!

PS: А эту статью я внести в свой план забыла, поэтому пишу ее в авральном режиме. Извините за возможные опечатки! :)

Кстати, о том, как быстро увеличить свою продуктивность в случае внезапно наступившего аврала читайте здесь >>>>>

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

5 × 5 =

 
Обсуждение: оставлено 8 коммент.
  1. Вероника:

    С удовольствием читаю ваш сайт и рассылку, была на нескольких вебинарах, а теперь созрела записаться на консультацию. Мне нужно написать вам на почту? Или вы сами можете со мной связаться? Спасибо!

    Ответить
    1. azconsult:

      А мы уже вам написали, проверяйте почту:) Спасибо!

      Ответить
  2. Валентина Власова:

    Вот откуда «ноги растут», Мария, у четкости и логичности Ваших тренингов — главного качества, за которое я их люблю!!! Четкость в планах — равно ясность в голове! 😉
    Сама использую календарь на стене и делаю записи мероприятий (чтобы все близкие знали что у нас и когда, в том числе дни моих вебинаров, когда надо подстраховать с ребенком).
    А для работы — обычный ежедневник с расписанными планами на неделю и день. По мере исполнения или неисполнения отмечаю или переношу.
    Но это я обратно из таблицы Excel, полученной у вас на тренинге, в ежедневник скатилась после праздников и коллективных болезней гриппом всей семьей, когда планы не выполнялись даже на 30% и было обидно осознавать, что уже какой раз переносишь одно и то же из недели в неделю.
    Но это же я не знала про чудесные 9 задач на день!Да, считаю, что моя таблица планирования в Excel нуждается в доработке и в возврате к ней как к основному инструменту.
    Спасибо, Мария, встряхнули меня переорганизоваться.

    Ответить
    1. azconsult:

      На самом деле да, к тренингам у меня всё очень чётко расписано, потому что во время тренингов мозг настроен на другое, и я могу забыть что-нибудь важное.
      А я ж показывала — у меня раньше тоже был план на стене:)
      И я рада, что информация про 9 дел оказалась «в кассу». Удачи в вашем планировании!

      PS: слушала кусочек вашего вебинара на пре-инкубаторе. У вас такой приятный голос! :)

      Ответить
  3. Маша, какая потрясающая статья!
    Спасибо!

    Ответить
    1. Мария Губина:

      Надеюсь, я правильно поняла твой вопрос и направила на нужную статью:) На здоровье!

      Ответить
  4. Мне тоже, несмотря на все компьютерные новшества, приятнее бумажный ежедневник..:) Возможно, за счет тактильной стимуляции — приятно вычеркивать сделанное, прямо ощущается руками.
    Хотя конечно базы данных веду в Excel.

    Ответить
    1. Мария Губина:

      Нийя, спасибо за комментарий!
      Да, вычёркивать, конечно, приятнее на бумаге:) Но вот если надо поменять планы местами, к примеру — тут удобнее электронное планирование, я считаю.

      Ответить
©2012-2016.   Маркетинг с азов для малого бизнеса и микробизнеса
ИП Губина Мария Сергеевна, ОГРН 312784713800044, Санкт-Петербург

ГЛАВНАЯ БЛОГ БЕСПЛАТНО ОБ АВТОРЕ УСЛУГИ ОТЗЫВЫ ФОРУМ КОНТАКТЫ

Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

       

  •    

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

       

  •    

×
Подписаться на мини-курс "Из чего состоит проект?"

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы будем присылать вам материалы курса по электронной почте.



  •    

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.


×

Введите имя и электронный адрес, и мы пришлем вам запись вебинара о правильной постановке целей и несколько полезных ресурсов

×

Оставьте ваше имя и электронный адрес ниже, и пришлем вам тест-шпаргалку от Валентины Власовой

×

Оставьте в форме имя и электронный адрес и скачайте мою мини-подборку опросников для отзывов

×

Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ментальную карту «Виды и группы контента»

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

×

Заполните форму и скачайте шаблон для систематизации контактов и поиска потенциальных партнеров

×

Заполните форму и скачайте шаблон для оценки важности ваших задач и составления плана делегирования

×

Сложно начать писать — на сайт, в блог, в прессу?
Видите пустую страницу документа Word и сразу теряете мысли? Есть о чём писать, но не знаете, с чего начать? Заполните форму и скачайте вебинар!

×

Заполните форму ниже и получите бесплатный курс «Из чего состоит проект»

×

Оставьте ваши данные в форме и мы пришлём вам чек-лист с инструментами, помогающими в продажах услуг»

×

Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ссылку на вебинар о ранних списках

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

×