Рассылка на бумажных носителях: создаём самостоятельно

Мы уже давно привыкли отправлять и получать официальные документы и неформальные письма от партнёров и клиентов по электронной почте. Но порой требуется отправить большой объём писем на бумаге.

Сегодня рассылка писем традиционным способом — явление редкое. Но в некоторых случаях бумажная корреспонденция — эффективный способ рекламы и взаимодействия с бизнес-партнёрами.

Иногда нужно сделать для всех клиентов рассылку по почтовым ящикам типовых писем (или листовок) с индивидуальной информацией в каждом. Например с обращением по имени, с указанием размера персональной скидки и так далее.  Делать вручную — неоправданно долго. Расскажем, как автоматизировать процесс.

Когда нужна рассылка на бумажных носителях?

  • Для доставки документов с «живой» подписью, например дополнительного соглашения к договору, уведомления о повышении цен.
  • При организации мероприятий: когда нужно напечатать грамоты, дипломы, разослать индивидуальные приглашения.
  • Когда вы — интернет-магазин и хотите поздравить клиентов, что-то предложить, задействовать печатную рекламу: каталоги, купоны со скидкой, листовки.
  • Если целевая аудитория воспринимает печатные письма лучше электронных (например, люди пожилого возраста).

Общий принцип

У вас есть текст, одинаковый для всех. Есть таблица с данными n-ного количества получателей, в которой могут быть:

  • почтовый адрес;
  • обращение («Уважаемый» — для мужчин, «Уважаемая» — для женщин);
  • имя, отчество, фамилия;
  • дата;
  • ценовые условия;
  • название мероприятия и т. п.

Нужно вставить данные для каждого адресата в определённые места в тексте и получить n документов. Чтобы это сделать, используется команда «Слияние» в текстовых редакторах.

Такая возможность есть во всех версиях Microsoft Word, бесплатном Open Office Write, а также в Google Документах (для последнего варианта понадобится установить надстройку Smartsheet Merge Add-on).

Как это сделать в MS Word 2007

Сначала подготовим таблицу с данными. Нужно убедиться, что каждый столбец имеет своё название. Желательно, чтобы они соответствовали именам полей, которые нужно вставить.

ris3

Проверьте, нет ли пустых ячеек и всех ли данных хватает.

Возможно, в письме в одном месте нужно написать полное имя, в другом — фамилию и инициалы. Тогда нужно будет создать ещё один столбец с инициалами (с помощью формулы Excel «Сцепить»).

Не забудьте, что окончание в обращениях «дорогой», «уважаемый» меняется в зависимости от пола. Это можно сделать с помощью логической формулы «ЕСЛИ». Если в  колонке «Пол» стоит «М», то в «Обращении» будет «Уважаемый», если «Ж» — «Уважаемая».  Когда пол адресатов не известен,  вспомните, что мужские отчества оканчиваются на «ч», и это и есть указание на пол. Для исключений можно ввести значения вручную.

Обязательно убедитесь, что ячейки с числами имеют нужный формат, и в готовом тексте вместо числа не окажется процент или дата.

Запуск слияния в Word

Представим, что интернет-магазину товаров для розыгрыша нужно отправить клиентам свой каталог и письмо с поздравлением  и напоминанием о скидках. Вот как должно выглядеть письмо в результате:

ris1

Вот такое персонализированное письмо нам надо разослать адресатам

Чтобы всё получилось именно так, делаем следующее.

  1. Сначала подготовим таблицу данных в Excel (хотя это может быть и таблица в текстовом документе, и файл Access).

Там должны быть отображены:

  • имя и отчество;
  • обращение с правильным окончанием;
  • название купленной вещи;
  • её цена;
  • размер скидки.
  1. Открываем наше письмо.

Выбираем вкладку «Рассылки», ищем кнопки «Начать слияние» и «Пошаговый мастер слияния».

ris2

Выбираем вкладку «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния»

Справа в диалоговом окне выбираем «Письма» и нажимаем «Далее».

Выбор типа документа

Выбор типа документа

Указываем документ с телом письма и в пункте «Обзор» выбираем наш файл с данными.

Выбираем наш документ Excel

Выбираем наш документ Excel

Попадаем в диалоговое окно, где можно выбрать, кому из наших клиентов мы отправим это письмо. Тут их можно отсортировать, выбрать по какому-то признаку, убрать часть галочек или оставить все.

ris6

Выбираем адресатов

Список получателей можно создать прямо на этом этапе, выбрав пункт «Создание списка».

После нажатия «Далее» мы приступаем к вставке полей слияния. В диалоговом окне справа можно вставить адрес, строку приветствия или другие элементы. Проявите особенную внимательность к пробелам и знакам препинания, которые легко пропустить на этом шаге.

В нашем примере была использована только кнопка «Другие элементы», где мы добавили в письмо поля «Имя» и «Отчество». Вот как выглядит письмо с полями слияния:

ris8

Так выглядит шаблон письма

 

Следующий шаг — просмотр того, что получилось. Здесь можно добавить или убрать адресатов, исправить ошибки и отформатировать текст.

Эти письма можно сразу распечатать, а можно сохранить отдельным документом, нажав «Изменить часть писем».

Команда «Слияние» экономит уйму времени и сил. С её помощью можно подготовить письма, сделать наклейки на конверты или сразу напечатать на них адреса.

Напишите, интересно ли вам, чем ещё может быть полезен MS Word, а мы с удовольствием раскроем его тайны.

logo-azconsult-blog
AzСonsult.ru
 
  

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

девятнадцать + четыре =

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

 
Обсуждение: оставлено 2 коммент.
  1. Ирина Шнепстс:

    Шикарно, что вы еще и формулам в ворде учите! Я по роду деятельности больше связана с экселем, а про ворд знаю мало. Прочитала с удовольствием.

    Ответить
    1. Мария Губина:

      Спасибо!
      У меня проф.деформация:) Как только всплывает какой-то вопрос — сразу думаю, где бы взять статью с ответом:)

      Ответить
©2012-2017.   Маркетинг с азов для малого бизнеса и микробизнеса
ИП Губина Мария Сергеевна, ОГРН 312784713800044, Санкт-Петербург
Политика конфиденциальности | Публичная оферта | Пользовательское соглашение

ГЛАВНАЯ БЛОГ БЕСПЛАТНО ОБ АВТОРЕ УСЛУГИ ОТЗЫВЫ ФОРУМ КОНТАКТЫ

Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.

×
Скачайте подсказки по бухгалтерии и образцы заполнения бухгалтерских документов

 

Оставьте ваши данные в форме, и мы пришлём вам архив с документами по электронной почте.


×
Введите имя и электронный адрес, и мы пришлем вам запись вебинара о правильной постановке целей и несколько полезных ресурсов

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте ваше имя и электронный адрес ниже, и пришлем вам тест-шпаргалку от Валентины Власовой

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте в форме имя и электронный адрес и скачайте мою мини-подборку опросников для отзывов

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ментальную карту «Виды и группы контента»

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните форму и скачайте шаблон для систематизации контактов и поиска потенциальных партнеров

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните форму и скачайте шаблон для оценки важности ваших задач и составления плана делегирования

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Сложно начать писать — на сайт, в блог, в прессу? Видите пустую страницу документа Word и сразу теряете мысли? Есть о чём писать, но не знаете, с чего начать? Заполните форму и скачайте вебинар!

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните форму ниже и получите бесплатный курс «Из чего состоит проект»

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте ваши данные в форме и мы пришлём вам чек-лист с инструментами, помогающими в продажах услуг

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×
Оставьте в форме ваше имя и электронный адрес, и мы пришлем вам ссылку на вебинар о ранних списках

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Заполните поля формы и получите чек-лист от Дарьи Капитоновой по ведению Инстаграм-аккаунта для начинающих

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×

Оставьте ваше имя и электронный адрес, и получайте анонсы новых статей

Я даю компании “Маркетинг с азов” (ИП Губина М. С.) свое согласие на обработку моих персональных данных. Конфиденциальность персональных данных охраняется в соответствии с законодательством РФ.

×